Základní info
Určeno pro: veřejnoprávní i soukromoprávní původce dokumentů jako jsou územní samosprávné celky a jimi založené a zřízené organizační složky nebo právnické osoby, organizační složky státu, státní příspěvkové organizace, státní podniky, školy, zdravotnická zařízení, obc
Cílem semináře je srozumitelné seznámení s povinnostmi a představení novely vyhlášky o vedení spisové služby od 1. 7. 2023, v souladu s platnou legislativou v oblasti spisové služby a archivnictví zastoupenou zákonem č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě, v platném znění pro veřejnoprávní a soukromoprávní původce
Program semináře:
- Legislativa: seznámení s aktuální legislativou i souvisejícími předpisy - postupný přechod k elektronické podobě spisové služby u všech veřejnoprávních původců, povinné akreditace elektronických systémů spisových služeb.
- Tvorba spisových řádů: pravidelné revize a úpravy směrnice.
- Otázka formy dokumentů: analogová a digitální podoba dokumentu0/strong> - rozlišení a specifické znaky obou podob - příjem, podepisování, odesílání dokumentů prostřednictvím datové schránky a emailu.
- Konverze dokumentů.
- Příjem a evidence dokumentů.
- Označení dokumentů – číslo jednací, číslo ze samostatné evidence dokumentů, jednoznačný identifikátor ESSL.
- Tvorba spisů: vyřizující dokument, soupis dokumentů vložených do spisu, spisová obálka, typový spis, typový spis eSSL.
- Originál • stejnopis • druhopis – vysvětlení pojmů a jejich využití v praxi.
- Vyřizování dokumentů, uzavírání spisu v ESSL.
- Ukládání dokumentů v příručních registraturách, spisovnách a elektronických spisovnách.
- Skartační řízení: podrobnosti přípravy a průběhu skartačního řízení, předávání dokumentů vybraných za archiválie do péče archivů – specifika skartačního řízení u dokumentů evidovaných v elektronickém systému spisové služby a ostatních dokumentů v digitální podobě, příprava jeho realizace.”
- Kontroly, metodické dohlídky - spolupráce s příslušnými archivy.
- diskuze • odpovědi na dotazy
